BLORA, Beritajateng.id – Hingga 2025, Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Blora hanya memiliki 15 pejabat fungsional Arsiparis yang tersebar di enam Organisasi Perangkat Daerah. Hal itu diungkap oleh Kabid Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Blora, Gartini, Rabu, 23 April 2025.
“Saat ini hanya ada 15 tenaga fungsional kearsipan, idealnya setiap OPD hingga tingkat kecamatan minimal ada satu tenaga fungsional kearsipan,” ujar dia.
Ia menjelaskan, Pemkab Blora memiliki 44 instansi, sehingga tenaga fungsional kearsipan paling tidak harus berjumlah 48 pegawai.
Gartini menilai, tenaga fungsional kearsipan memiliki peran penting di instansi pemerintah. Hal ini agar arsip statis yang memiliki nilai guna kesejarahan maupun arsip dinamis yang digunakan sehari-hari bisa dibedakan.
“Jadi kalau arsip statis itu biasanya memiliki nilai sejarah. Sehingga dapat disimpan di sini (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan),” terangnya.
Adanya tenaga fungsional kearsipan itu, kata Gartini, semua arsip bisa dibedakan antara yang akan dimusnahkan atau yang hendak tetap disimpan. Pemusnahan arsip menurutnya juga tidak bisa dilakukan sembarangan, sebab harus memenuhi Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau usia arsip tersebut.
“Batas retensi arsip itu berbeda-beda. Arsip terkait keuangan biasanya minimal 10 tahun. Kalo arsip korespondensi bisa 2 hingga 3 tahun. Pemusnahan arsip juga akan dinilai oleh tim JRA, arsip baru bisa dimusnahkan,” imbuh Gartini.
Ia menyebut, tenaga fungsional kearsipan di setiap instansi juga seharusnya memiliki bawahan staf yang membantu. Namun jumlah di setiap instansi berbeda-beda.
“Kalau hanya di kecamatan mungkin cukup satu mengingat jumlah arsip yang diciptakan sedikit. Kalau di instansi yang besar dengan kebutuhan arsip tiap tahunnya tinggi harus memiliki staf dibawahnya,” jelasnya.
Selain tenaga kearsipan, menurutnya setiap instansi idealnya memiliki record center atau ruangan kearsipan. Sehingga ruangan tersebut dapat menampung segala arsip instansi sebelum diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Jadi fokusnya tenaga kearsipan dapat mengelola segala arsip yang dimiliki instansi,” ujar dia.
Hingga 2025, kata Gartini, hanya ada 20 instansi Pemkab Blora yang menyerahkan dokumen kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sehingga, menurutnya pengarsipan Pemkab Blora masih kurang maksimal.
“Dokumen yang diserahkan itu paling tua di tahun 1970-an. Saat ini baru 20 dari 44 instansi yang menyerahkan arsip ke sini. Tapi biasanya melihat JRA arsip tersebut,” tambahnya. (Lingkar Network | Eko Wicaksono – Beritajateng.id)