GROBOGAN, Beritajateng.id – Sekretaris Dinas Perindustrian Dan Perdagangan (Disperindag) Grobogan Sigit Adiwibowo menilai pengelolaan arsip Disperindag kurang optimal. Sehingga ia menginisiasi pembuatan data base untuk mengamankan data arsip milik Disperindag.
“Selama ini, pegawai hingga masyarakat yang ingin mengurus izin mengalami kendala di kearsipan,” kata Sigit, Minggu, 10 November 2024.
Sigit mengungkap bahwa Disperindag masih menggunakan sistem pengarsipan fisik atau tanpa digitalisasi. Hal itu menurutnya lebih rawan mengalami kerusakan atau usang pada file. Selain itu, Disperindag hingga kini belum memiliki pegawai khusus terutama di bidang arsiparis yang mempunyai kemampuan dan kompetensi menangani arsip.
“Belum ditunjuk melalui Surat Keputusan Kepala Dinas person in charge (PIC) yang menangani arsip baik di dinas maupun bidang,” ujarnya.
Tak hanya itu, beberapa waktu lalu kantor Disperindag sempat terdampak bencana banjir yang melanda pusat kota Purwodadi. Akibatnya, kata Sigit, sejumlah arsip kebanjiran sehingga rusak dan tidak bisa diajak bicara. Sedangkan data dan arsip tersebut belum terintegrasi dengan digitalisasi.
“Akibat banjir, 40 persen arsip tahun 2023 rusak,” ungkapnya.
Untuk mengamankan arsip tersebut, ia menginisiasi Diparis atau Digitalisasi Pengelolaan Arsip Terintegrasi.
“Harapannya terkait kearsipan Disperindag bisa lebih rapi, aman terus menerus, sistematis dan mudah diakses. Inovasi ini muncul karena selama ini penataan arsip belum bisa maksimal. Kendalanya karena ruangan khusus dan rak arsip tidak layak dan kurang,” kata Sigit.
Sigit mengungkap inovasi tersebut dapat menampung semua arsip yang ada di Disperindag, baik dari Peraturan Industri Dagang (Indag), Blangko Perizinan, serta standar pelayanan. Saat ini, kata Sigit, salinan arsip yang telah terdigitalisasi mencapai 50 persen.
“Target kita satu tahun merapikan arsip ke dalam digital,” kata Sigit.
Sigit menjelaskan bahwa Diparis terhubung langsung ke website Disperindag yakni www.disperindag.grobogan.go.id. Hal tersebut dinilai memberikan keuntungan bukan hanya pada instansi, namun juga para pelaku usaha, masyarakat, media serta perguruan tinggi.
“Karena dapat mengakses dengan mudah, tinggal tempel barcode atau akses bit ly. Akan langsung tampil peraturan dan syarat mengurus perizinan. Blangko juga langsung dapat di-download sendiri sehingga dari segi waktu dan biaya lebih efektif dan efisien,” jelasnya.
Sigit menambahkan, inovasi tersebut akan mempermudah masyarakat dalam pengurusan izin. Bahkan, masyarakat dapat dengan mudah mendapatkan blangko di laman tersebut. (Lingkar Network | Eko Wicaksono – Beritajateng.id)
